Можно ли оформить трудовую книжку задним числом

В каких случаях позволяется делать записи в трудовых книжках работников задним числом

Для многих сотрудников кадровых служб актуальным является вопрос, можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом. Эта довольно неприятная ситуация чаще всего связана с такими факторами:

• халатное, безответственное отношение к условиям хранения и заполнения трудовых книжек кадровыми сотрудниками>
• сотрудник работает на индивидуального предпринимателя>
• дата оформления трудовой книжки не совпадает с датой ее выпуска>
• сотрудник перешел от совместительства к постоянному месту профессиональной деятельности.

В каждой из этих ситуаций возникает необходимость принятия важного решения: ставить заднее число или оформлять новую книжку.

Запись в трудовую книжку задним числом

Это весьма специфический вопрос, так как согласно правилам правильного ведения и сохранности трудовых книжек, в этом учетном регистре могут содержаться разные записи, зафиксированные задним и текущим числом, например:

1. Сотрудник принят на работу. Все сведения о работнике вносятся на основании положений специального приказа высшего руководства, но не позже, чем через неделю после его выхода. То есть, если приказ вышел 12 июня, то не будет считаться некорректно заполненная трудовая, если данные о сотруднике будут внесены кадровиком 18 июня. Исключение в таком случае – это дата увольнения. Данная запись может быть внесена в трудовую книжку исключительно в день увольнения работника.
2. Если запись об изготовлении трудовой книжки указана задним числом. Когда сотрудник устроился на работу впервые, то первый работодатель оформляет на него бланк строгой отчетности – трудовую книгу. Запись о внесении сведений о работнике должна соответствовать или следовать за датой изготовления документа. Довольно часто попадаются трудовые книжки, оказывающиеся «моложе» записей в них. Безусловно, это нонсенс и грубая ошибка. Если дата изготовления трудовой книжки окажется старше даты, когда она была заполнена, то это абсолютно нормально.
3. Трудовое законодательство Российской Федерации гласит, что если сотрудник занят на постоянной основе на определённом предприятии, а также трудится по совместительству, то его трудовая должна находиться в отделе кадров постоянного места работы. Перед тем, как сделать запись в трудовую книжку задним числом, необходимо сверить все имеющиеся документы и данные, которые и стали весомой причиной для исправления допущенных оплошностей.

Это означает, что работодатель не имеет право делать какие-либо записи в трудовую книжку до того момента, пока сотрудник не решит сделать это место своим постоянным рабочим.

Нужно помнить, что перед тем, как внести запись в трудовую книжку задним числом, необходимо тщательным образом изучить первичные документы предприятия.

Где отразится запись в трудовой книжке задним числом и на чем это отразится?

Этот вопрос наиболее актуален среди сотрудников отдела кадров, сотрудников отдела бухгалтерского учета, работников экономического отдела и других сотрудников организации. Самое неприятное в такой ситуации – это то, что чаще всего работодатели в добровольно-принудительном порядке принуждают своих работников пойти на этот шаг. Оставляя подпись на таком документе, работник добровольно отказывается от значительной части своего трудового и страхового стажа. Понятно, что в таком случае будут очень сильно ограничены социальные выплаты пострадавшим работникам.

Как выполняется запись

Если возникла необходимость зафиксировать данные сотрудника предыдущим или «старым» числом, то это можно сделать таким образом:

1. если дата изготовления трудовой книжки является более поздней, чем записи в ней, то в таком случае имеет место регистрация новой книжки>
2. если титульная страничка содержит неверную дату его рождения, то в таком случае специалисты рекомендуют зачеркнуть неверную дату тонкой линией так, чтобы просматривалась предыдущая запись, а сверху исправлений указать верную дату>
3. если человек работает по совместительству, то в таком случае несложно ответить, можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом, поскольку есть два варианта:

• нельзя, пока работник работает на предприятии только по совместительству и работодатель не может внести какую-либо информацию в учетный регистр – трудовую книжку работника>
• можно, если сотрудник уволился с предыдущего постоянного места работы и сменил место по совместительству на постоянное.

Если вы не уверены окончательно в том, как поступить в подобных ситуациях, то лучше обратиться к юристу.

Можно ли оформить трудовую книжку задним числом

Из Системы Главбух
Как учитывать и хранить трудовые книжки
А.Ю. Васенина
главный редактор журнала «Кадровое дело»

При оформлении сотруднику трудовой книжки возьмите с него плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника
Да, можно.

Сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на расчетный счет фирмы. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:
– произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
– бланк трудовой книжки испортил сотрудник фирмы, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.
Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности, например, по форме 0504816 (приказ Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н).

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки
Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте фирмы (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Имейте в виду, если вы примете решение не удерживать с сотрудника стоимость бланка, то в этом случае расходы нельзя принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, при безвозмездной передаче возникнет объект обложения НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ). Его следует начислить со стоимости бланка и перечислить в бюджет.

А с дохода сотрудника, полученного от фирмы в виде стоимости бланка трудовой книжки, следует удержать НДФЛ (ст. 211 НК РФ). Начислять ЕСН и пенсионные взносы не надо (п. 3 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Госзнак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая фирма обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба фирмы. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать фирму и ее должностных лиц.
Размер штрафа составляет:
– для должностных лиц (например, руководителя фирмы) – от 500 до 5000 руб.;
– для фирмы – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) фирмы, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Запись в трудовой книжке задним числом ответственность

Можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом?

Создайте в трудовой книжке новый блок – вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. Далее внесите пропущенную запись, а также реквизиты документа – основания для оформления записи.

Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать, подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении.

Можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом?

При этом нужно различать порядок оформления новой трудовой книжки и ее дубликата.

Соответственно, законно он мог водить только мотоциклы, мотороллеры и другие мототранспортные средства (если на тот момент ему уже было 16 лет и он имел соответствующую категорию). Кроме того, он мог работать водителем, например, велосипеда.

можно делать запись задним числом при этом нет приказа и даты данной? вносится запись в трудовую книжку если человек работает на месте временно отсутствующего работника более 5 лет?

Обязанность оформления записей в трудовой книжке

Трудовое законодательство требует от организаций и индивидуальных предпринимателей обязательного заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.

На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ этот документ является главным документом для учета стажа работы сотрудника, а также иных сведений о его трудовой деятельности.

Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• Правилах ведения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Как следует из пункта 4 Правил, в этот документ записываются сведения:

• о сотруднике;
• о порученной работе;
• о переводах;
• об основаниях увольнений;
• о награждениях.

Право не вносить какие-либо записи из вышеперечисленных, равно как и право вносить записи по своему усмотрению, работодателю не предоставлено.

Напротив, на основании статьи 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан строго придерживаться требований трудового законодательства и неукоснительно их соблюдать.

И сразу пишем правильный, безошибочный вариант.

• В графе 4 указываем соответствующий приказ.
• Внесение пропущенной записи. Часто в трудовую книжку забывают внести запись о переводе или о переименовании фирмы.

Отсутствие этих промежуточных (между приемом и увольнением) записей выясняется при проверках или во время увольнения работника. Пропущенную запись можно внести более поздней датой.

Да, это немножко портит хронологию, но не страшно. Действуем так:

1. В графе 1 ставим следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указываем дату внесения записи, т.е. сегодняшнюю, не прошлую. Даты внесения записей в книжке идут по нарастающей.
3. В графе 3 делаем пропущенную запись.
4. В графе 4 ссылка на приказ.

Работника приняли курьером, потом перевели менеджером, но перевод в книжку забыли написать.

Правильное заполнение трудовой книжки по образцу: инструкция для оформления записей Но, к сожалению, многие кадровики пренебрегают этой обязанностью и из – за этого, в некоторых книжках можно встретить записи, которые прямо не соответствуют кодексу. Конечно, такие нарушения встречаются сплошь и рядом и их нужно пресекать.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку

Порядок исправления ошибок в трудовой книжке закреплен в разделе III Правил.

Однако ни этим разделом, ни вообще законодательством порядок восполнения пропущенных записей не установлен. Отсюда делаем вывод, что в этом случае надлежит воспользоваться общим порядком внесения записей в трудовую книжку и исправления ошибок.

В пункте 27 Правил отражено, что недочеты в трудовой книжке устраняются работодателем, который их допустил. Устранить подобный недочет может и работодатель, у которого работник трудоустроен теперь, но для этого понадобится документ от работодателя, который допустил ошибку.

На основании пункта 29 Правил сведения в документе, являющемся основанием для устранения неточности, должны быть идентичны записи в трудовую книжку.

Устное же свидетельство не может являться основанием для записи в трудовую книжку.

Важно, что в рассматриваемом случае допущена не ошибка, а пропуск записи.

Следовательно, для ее фактического внесения в трудовую книжку особый порядок не требуется. Такую запись следует сделать, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией.

При внесении указанной записи в графе 2 надлежит отразить ее фактическую дату.

Если же работодатель отказывается от внесения соответствующей записи, работнику целесообразно обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на подобные действия.

На основании пункта 45 Правил на работодателе лежит ответственность за ведение трудовых книжек. Нарушение установленных правил влечет негативные последствия, установленные законом.

Согласно пп. «б» п. 10 Положения о трудовом надзоре от 01.09.2012 № 875 поступление в трудовую инспекцию обращений или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав является основанием для проведения внеплановой проверки.

Результатом такой проверки может стать, в т.ч., привлечение работодателя к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

А в отдельных случаях, например при выдаче вкладыша в трудовую книжку, есть прямое указание об использовании штампа (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Таким образом, исходя из этих требований можно сделать вывод, что организация вправе использовать для внесения записей, в том числе о смене фамилии, не только ручку, но и штамп, заправленный чернилами.

Для многих сотрудников кадровых служб актуальным является вопрос, можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом. Эта довольно неприятная ситуация чаще всего связана с такими факторами:

• халатное, безответственное отношение к условиям хранения и заполнения трудовых книжек кадровыми сотрудниками>
• сотрудник работает на индивидуального предпринимателя>
• дата оформления трудовой книжки не совпадает с датой ее выпуска>
• сотрудник перешел от совместительства к постоянному месту профессиональной деятельности.

В каждой из этих ситуаций возникает необходимость принятия важного решения: ставить заднее число или оформлять новую книжку.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку

28 апреля в 14:10

Все записи в книжку вносятся на основании документов. Без документов записи не вносятся.

Если с человеком заключен срочный договор на период отсутствия основного работника, запись об этом вносится в трудовую работника без указания, что работа является временной.

Увольнение работника задним числом Существует множество ситуаций, когда необходимо уволить сотрудника задним числом, не всегда эти обстоятельства ущемляют права сторон трудового договора, но такого положения не предусмотрено в Кодексе РФ.

Запись в трудовой книжке задним числом ответственность Ответы на вопросы по теме «Годовая бухгалтерская отчетность» Архив Ответы на вопросы по теме «Трудовые книжки» Ответственность работодателей за оформление и сохранность трудовых 18.02.2011 Заполнение книжки задним числом Заказать услугу 18.02.2011 Заполнение книжки задним числом Вопрос: Трудовая работника находится по месту учебы.

Как правильно исправить записи о работе в трудовой книжке

Подтверждающими документами в зависимости от конкретной ситуации могут быть акт о списании испорченного бланка вкладыша или журналы учета трудовых книжек и вкладышей в них, где будет отражено, какой вкладыш какому сотруднику был в действительности выдан. Вопрос из практики: как поступить, если неверную запись в трудовой книжке исправили, но при этом допустили другую ошибку Если неверную запись в трудовой книжке исправили, но при этом допустили другую ошибку, то возможны два варианта, каждый из которых следует считать правомерным.

Первый: внести еще две записи. Первой внесите запись о признании недействительной записи об исправлении, в которой допущена ошибка. Затем внесите в трудовую книжку вторую запись о признании недействительной записи, которую изначально следовало исправить, и отразите ее корректный вариант. Второй: признать недействительными обе записи одной записью.

В случае перевода сотрудника внутри организации законодательство не содержит требования заверять подписью и печатью работодателя данную запись. Следовательно, записи о переводе в трудовой книжке заверять подписью и печатью не нужно.

Если подпись руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации уже внесены, то исправлять или отменять их необязательно. Это объясняется тем, что данная запись не искажает фактов деятельности сотрудника, а является лишней (избыточной). Также при оформлении записи о переводе внутри одной организации у работодателя не возникает обязанности вносить запись о том, что сотрудник приступил к работе по новой должности.

А.Как быть сейчас? Ведь в трудовой книжке указано, что он работал в А с 1992 по 2004 гг.Можно ли сейчас внести верные записи в его трудовую книжку (причем после 2004 года в его трудовой полно записей о приеме и увольнении из других организаций!)? Если да, то как это сделать? Или просто выдать ему архивную справку с указанием верных дат работы в А и Б?

Спасибо Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит четкого порядка о внесении «забытых» записей в трудовую книжку. Следовательно, если пропущенная запись (записи) была обнаружена работодателем, который не внес данную запись, но при этом уже внес запись об увольнении работника из организации, то он обязан внести пропущенную запись (записи) в трудовую книжку.

Читайте о записях в трудовой книжке 2016 больше информации в статье по ссылке.

Оформление трудовой «задним числом»

Я студент, работаю в небольшой компании и недавно выяснилось что, в штате организации, официально не числюсь. Подняв вопрос об официальном оформлении, после проявления некоторой настойчивости, люди, отвечающие за оформление этих вещей согласились все устроить. Но тем не менее, изходя из тех вещей, что им это не надо, прошу помочь и рассказать, какие вопросы оформления необходимо проконтрольровать.
И так, дано: Пустая трудовая книжка, которую обещают заполнить. (Кстати, как узнать по номеру ТК, дату ее изготовления, ведь если не ошибаюсь, если после заполнения окажется, что сотрудник оформлен уже как год, а ТК отпечата только 3 месяца назад, могут заставить краснеть. )
Необходимо получить: ТК, с которой меня в будущем надеюсь примут на нормальное место работы и не скажут что она не действительна и т.п.
Извиняюсь за сумбурную постановку вопроса.

вряд ли
это говорит не о недействительности трудовой книжки, а о несвоевременности заведения ее работодателем, за что ему штраф и подзатыльник
пусть вносят запись в трудовую, контролируйте это, попросите заверенную копию приказа о приёме на работу и свой экземпляр трудового договора

тут на сайте в разделе про трудовые книжки есть картинки как должна выглядить трудовая книжка новичка (заполненная)
см.слева красным «Трудовые книжки»

Послушайте , прочтите , запись в трудовую книжку делается в течение 3 дней с момента устройтсва на работу (приказ о приеме)
Если у вас такая ситуация , которая сложилась.
Инспектор о/к вносит запись о приеме на работу согласно приказа, а дата заполнения трудовой книжки вносится та, когда это на самом деле произошло. И проблем ни у кого не возникнет.
Например : Вас приняли на работу 01.01.01. приказ №ХХХ. Запись в трудовой : 01.01.01 . Принят на должность ____ в ООО «Рога и копыта»
Приказ от 01.01.01. №; ХХХ

Титульный лист Тр. Кн. : бла бла бла и в конце дата заполнения тр.кн. 01.10.01. г. и не нужно Вам доказывать, когда выпущена тр.кн.
И потом не забывайте утверждаются формы трудовых согласно годам , а уж какого числа ее напечатала типография никого не интересует.

24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

Да разве я обвиняла Вас в подделке документов?
Эх, Ev_Genia, Ev_Genia, «спалились» !

Так и приказ о приеме может быть только один — тот который уже издан и который соответствует действительности. На каком законном основании его должны отменять?

Серега, Ev_Genia, очень мило, что увидев одно «нарушение» вы предлагаете тут же совершить другое. Вас больше всего волнует порядок на бумаге и нисколько не волнует то, что это не соответствует реальному положению дел — ведь фактически работник работал только 8 часов в день и только на одном рабочем месте. Работник не виноват в том, что его предыдущий работодатель запер в своем сейфе трудовые книжки и уехал в отпуск, а потом, чтобы прикрыть свой зад от ответственности за задержку трудовой книжки, написал более позднюю дату увольнения.
И старый и новый работодатель нарушали правила увольнения и приема на работу. Работник ничего не нарушал, но вы почему-то именно его решили сделать крайним и предлагаете «изъять» у него два месяца стажа на отпуск.

Гость, у вас работник принят по приказу с 1.07. на основное место работы. Вот в соответствии с приказом и вносите ему запись о приеме. Никаких проблем у вас из-за этой записи не будет. На практике случаи наложения стажа встречаются настолько часто, что даже предусмотрены Правилами по подсчету стажа для назначения пенсий и для оплаты больничных. В них говорится о том, что при наложениях периодов работы, в стаж включается только один период, по выбору работника. И никого при этом не волнует, сколько предприятий в эти периоды было основным местом работы для этого работника. Ни Пенсионный фонд, ни ФСС еще НИ РАЗУ не запросили справок из-за наложения периодов работы. Ни ГИТ, ни прокуратура не выписали НИ ОДНОГО предписания по факту приема работника на основное место работы раньше, чем он был уволен с предыдущей работы и ни одного кадровика за это не наказали.

24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2